Elektronische Rechnungen
Elektronische Rechnungen
Rechnungen werden auf verschiedenste Art und Weise versendet. Wobei der Versand von Rechnungen auf elektronischem Wege nicht nur Zeit sondern auch Kosten sparen könnte.
Bis zum Juli 2011 war der elektronische Versand von Rechnungen jedoch noch als ein erhöhter Verwaltungsakt anzusehen. Doch rückwirkend zum 01. Juli 2011 änderte das Bundesfinanzministerium das Steuervereinfachungsgesetz zu Gunsten der Nutzer und Empfänger von elektronischen Rechnungen.
Doch was hat sich verändert? Und was ist weiterhin zu beachten?
Umgang mit elektronischen Rechnungen
Es ist notwendig die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit von Rechnungen zu gewährleisten. Da diese eine Voraussetzung zum Abzug der Vorsteuer darstellen. Nach §§ 14 Abs. 4, 14a UStG sind dabei bestimmte Pflichtangaben zu berücksichtigen.
Zunächst muss der Empfänger vor dem Erhalt von elektronischen Rechnungen sein Einverständnis einräumen bzw. den Erhalt der elektronischen Rechnung einfach stillschweigend akzeptieren.
Kontrollverfahren und der Prüfpfad sind für jeden Unternehmer frei wählbar. Mittels innerbetrieblicher Kontrollverfahren soll sichergestellt werden, dass die Rechnung ordnungsgemäß übersendet wurde. Ordnungsgemäße Übersendung liegt dann vor, wenn die inhaltlichen Angaben der Rechnung bzgl. der Zahlungsmodalitäten (Leistung, Erbringer der Leistung, Entgelt, Empfänger der Zahlung etc.) korrekt sind. So kann die Echtheit der Herkunft und des Inhalts der Rechnung bestätigt werden.
Eine bis zur Gesetzesänderung zwingend erforderliche qualifizierte elektronische Signatur bzw. eine Dokumentenerstellung mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI) wurde hinfällig. Verwender haben fortan die Möglichkeit, die Signatur als eine Option zur Prüfung der Rechnung zu nutzen. Verpflichtend ist es jedoch, die Signatur und das dazugehörige Prüfprotokoll aufzubewahren.
Wichtig ist vor allem aber der Abgleich der auf der Rechnung angegebenen Leistungen. Die Ihm dabei dienlichen Informationen aus Verträgen, Lieferscheinen etc. können als vertraulicher Prüfpfad bekundet werden.
Um die Lesbarkeit zu gewährleisten, müssen Programme (Viewer) vorhanden sein bzw. genutzt werden, mit denen das Anzeigen der steuerlichen Pflichtangaben (Datum der Rechnung, USt-IdNr. etc.) des Dokuments möglich ist und dies über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist.
Es sollten daher gängige Dateiformate wie beispielsweise PDF gewählt werden.
Archivierung von elektronischen Rechnungen
Rechnungen die elektronisch erstellt und versendet werden, müssen genau wie schriftliche Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Nach § 14b Abs.1 UStG bedeutet dies einen Aufbewahrungszeitraum, für papier- und elektronische Rechnungen, von 10 Jahren. Dazu ist es notwendig die Rechnungen aus dem Originalzustand unverändert und vollständig zu sichern. Für elektronische Rechnungen bedeutet dies auch eine elektronische Aufbewahrung. Daten müssen also so abgelegt sein, dass sie keiner nachträglichen Änderung unterzogen werden können. § 14b Absatz 1 Satz 2 UStG fordert die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit von Rechnungen hinsichtlich des gesamten Archivierungszeitraumes.
Die elektronische Aufbewahrung von E-Mails erfolgt mit den dazugehörigen PDF Dateien (falls vorhanden). Das Speichermedium muss das fälschungssichere und unveränderbare Ablegen von Daten sicherstellen. Zwei Möglichkeiten gibt es diesbezüglich. Zum einen den Softwareschutz. Hier ist es möglich PDF Dokumente mittels Zufallspasswort zu verschlüsseln oder digital zu signieren. Die zweite Möglichkeit ist der Hardwareschutz. Empfohlen wird die Speicherung der e-Daten auf unkaputtbaren Datenträgern wie Festplatten. Diese darf jedoch, wie bereits erwähnt, keine Änderung der Daten zulassen (revisionssicheren Schutz einstellen). Für kleinere Unternehmen wäre es ausreichend die Daten auf nur einmal beschreibbaren DVD`s bzw. Daten CD`s zu speichern. Zusätzlich sollten Sicherungskopien aufbewahrt werden. Dies gilt für alle Varianten.
Wichtig! Betriebsprüfer haben das Recht bei unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschauen oder steuerrechtlichen Außenprüfungen, auf die elektronischen Rechnungen zuzugreifen.Daher müssen die Daten in entsprechend kurzer Zeit zur Verfügung stehen bzw. muss der Prüfer über den Datenzugriff verfügen können. Verwendete Sonderprogramme bei der Speicherung von e-Daten müssen dem Prüfer ebenfalls zur Verfügung gestellt werden, damit er Dateneinsicht erhalten kann.
Beim vorliegenden Text wird kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben. Alle Angaben ohne Gewähr.
Quellen:
www.hinterleitner.de
www.reddoxx.com
www.ecm-navigator.de
www.officemanager.de
